Commis- Facturation et paie

SOMMAIRE DU POSTE   

Sous la supervision du chargé de projets, gérant de service ou directeur, fournir un support administratif.

DESCRIPTION SPÉCIFIQUE DES TÂCHES

Le ou la titulaire du poste doit agir comme soutien direct à la responsable à la facturation et paie, il ou elle doit donc être disponible à répondre à diverses demandes qui peuvent parfois s'avérer urgentes.

Facturation

  • Recevoir les documents de facturation pour chaque projet;
  • Vérifier les heures et le matériel facturé;
  • S'assurer que les documents sont bien complétés;
  • Compiler les données à partir du logiciel Excel;
  • Photocopier les factures et poster aux clients;
  • Organiser la documentation de pré-facturation selon la procédure interne;
  • Vérifier les données facturées et regrouper les pièces justificatives;
  • Faire suivre les factures aux personnes concernées;
  • Assurer le classement des documents concernant la facturation dans les filières appropriées;
  • Répondre aux demandes de renseignement concernant les documents de comptabilité.

Paie

  • Recevoir et vérifier les feuilles de temps ainsi que les comptes de dépenses des techniciens;
  • Valider les heures de travail et effectuer la compilation des données;
  • Effectuer l'entrée de données dans le logiciel prévu à cette fin.

Autre

  • Saisie de données dans le logiciel comptable pour répertorier les appels de service;
  • Construire un tableau de suivi pour les entretiens et les renouvellements de contrat;
  • Mettre à jour la liste des prix des matériaux requis;
  • Mettre à jour le sommaire des contrats.

PROFIL DE QUALIFICATION

Formation et expérience

  • DEP ou DEC en secrétariat, comptabilité, bureautique ou autre domaine pertinent;
  • De 0 à 3 années d'expérience dans un emploi similaire.

Connaissances

  • Connaissance de la suite Microsoft Office (Excel en particulier);
  • Excellente capacité d'expression orale et écrite en français.

Habiletés requises

  • Sens des priorités, autonomie et courtoisie;
  • Sens de l'organisation, de la planification et débrouillardise;
  • Capacité à travailler sous pression;
  • Professionnalisme et rapidité d'exécution.


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