Réceptionniste

SOMMAIRE DU POSTE

Le ou la titulaire du poste, sous la supervision du directeur des services administratifs, assure un service de réceptionniste/ téléphoniste et exécute différentes tâches de bureau.


DESCRIPTION SPÉCIFIQUE DES TÂCHES:

Réception téléphonique

  • Reçoit, filtre et dirige les appels téléphoniques aux personnes concernées;
  • S'assure des déplacements des membres de la gestion dans le but de fournir aux clients l'information juste face à la disponibilité de ceux-ci;
  • Répond aux demandes d'informations provenant d'appels téléphoniques.

Réception de la clientèle

  • Accueille les visiteurs qui se présentent dans les bureaux;
  • Dirige les clients vers la bonne personne;
  • Donne de l'information générale sur les produits et services.

 Traitement du courrier et du fax

  • Reçoit et tri la correspondance afin d'en faire la distribution adéquate;
  • Finalise certaines correspondances;
  • Envoie la correspondance et les enveloppes en courrier recommandé;
  • Regroupe et dirige les fax;
  • Envoie les fax et fait la vérification des envois.

 Gestion des fournitures de bureau

  • Tient à jour l'inventaire pour évaluer les besoins;
  • Commande la fourniture de bureau;
  • Contrôle la distribution des fournitures.

Autres

  • Entretien le fax, la timbreuse, la photocopieuse et le téléphone et assure leur bon fonctionnement;
  • À la demande du contrôleur, exécute certaines tâches reliées à la comptabilité:-dépôts-encaissement-conciliation des chèques;
  • Transfère les appels de garde à notre service de réponse.

PROFIL DE QUALIFICATION

Formation académique

  • DEP en secrétariat;
  • Technique de bureau ou équivalent.
Connaissances

  • Connaissance des logiciels Word et Excel (un atout);
  • Connaissance de l'anglais (un atout);
  • Connaissance de la comptabilité (un atout).

HABILETÉS REQUISES

  • Courtois;
  • Autonome;
  • Ponctuel;
  • Calme ;
  • Axé sur le service à la clientèle;

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